Переезд почты с Gmail на Mail.ru: история одной миграции

Держать в сложившихся условиях корпоративную почту на иностранном хостинге – значит подвергать бизнес серьезному риску. Если не сейчас, то в обозримом будущем есть вероятность не только потерять историю переписки с клиентами и важные документы, хранящиеся на облачном диске зарубежного провайдера, но и вовсе остаться без доступа ко всем почтовым аккаунтам компании.

Поскольку многие российские предприятия в качестве корпоративной используют почту от Google*, необходимость переезда на отечественный сервис становится как никогда актуальной. Однако выбор невелик – на российском рынке всего две крупные экосистемы, которые могут предложить аналогичный Гуглу набор функций. Поэтому миграцию корпоративной почты с Gmail* осуществляют, как правило, на Яндекс или в Mail.ru Group (после ребрендинга – VK).

При этом нужно понимать, что перенос почты – мероприятие достаточно сложное. Даже при наличии подробных инструкций в процессе переноса почты обязательно возникают непредвиденные ситуации, вызванные отсутствием практики или багами самой системы как с одной, так и с другой стороны.

В этом кейсе расскажем о реальном опыте переезда и проблемах, с которыми можно столкнуться во время миграции. Как пример мы использовали перенос почты с хостинга Gmail* на российский аналог – платформу Mail.ru для бизнеса (теперь VK WorkSpace). В функционал сервиса, помимо почты, входит диск для хранения файлов и другие инструменты для корпоративной работы.

Предыстория

Один из наших клиентов на протяжении нескольких лет пользовался почтовым сервисом от Google*, но в свете последних событий решил перенести корпоративную почту на Mail. Обоснованно предположив, что самостоятельная миграция отнимет слишком много времени и не факт, что завершится успешно, выполнить перенос ящиков и почтовой корреспонденции он доверил нам.

На момент переезда компания клиента насчитывала 70 сотрудников, в процессе работы штат вырос до 80 человек. За годы работы в почтовых ящиках накопился солидный объем корреспонденции, некоторые включали еще и архивы переписки. При переносе почты с Gmail* на Mail все это требовалось сохранить.

Список задач, которые необходимо было решить в процессе переезда с Gmail* на Mail

• Выполнить миграцию корпоративной почты с Gmail* на серверы Mail, не прерывая рабочего процесса.
• Сменить DNS-записи – чтобы новые письма приходили уже на новый сервер.
• Сохранить почтовые аккаунты всех сотрудников и доступы к ним, историю переписки, а также, по возможности, привычный функционал и настройки.
• Воссоздать на новом хостинге структуру пользовательских папок по аналогии с Gmail*.
• Перенести группы рассылок как с внутренними сотрудниками, так и с внешними клиентами.
• Подключить облачный диск сервиса и перенести на него данные с Google* Drive.

Переезд с Gmail* на Mail: как мы выполняли миграцию корпоративной почты

Начали перенос ящиков с регистрации личного кабинета в Mail. Для изменения DNS-записей запросили доступы к текущему хостингу. Параллельно попросили сотрудников фирмы собрать пароли от существующих email, чтобы на новом сервисе все было корректно настроено и письма приходили в идентичные почтовые ящики с идентичными паролями.

Административные и технические проблемы перед миграцией

Сложности появились уже на первом этапе переезда почты с Gmail* на Mail. У пользователей были по-разному настроены параметры безопасности: одни использовали стандартный способ входа, другие – двухэтапную аутентификацию с привязкой номера телефона, у третьих был включен пароль приложений, без которого невозможно работать с почтой в сторонних почтовых программах, таких как Microsoft Outlook.

Поэтому нам пришлось работать практически индивидуально с каждым из сотрудников, что занимало очень много времени. Чтобы ускорить процесс, мы написали инструкцию, где подробно перечислили последовательность действий, которые нужно выполнить для добавления email в список для переноса, и разослали ее пользователям. Если возникало непонимание, вели переписку и звонили сотрудникам напрямую, чтобы буквально на пальцах объяснить, что и как нужно сделать. В результате нам удалось получить необходимые доступы и поставить все ящики на миграцию.

Следует отметить, что перенос почты происходил непрерывно, то есть новые письма, приходящие на Gmail* во время переезда, немедленно должны были синхронизироваться в Mail. Однако в связи с особенностями хостинга Google* синхронизация работала не всегда. В частности, были проблемы с письмами, помеченными в Gmail* как архивированные. Mail не воспринимал архивы и вел себя так, словно их не существует. Поскольку в автоматическом режиме перенести архивные письма не получилось, мы делали это вручную. Во Входящих дополнительно создавали отдельные папки и переносили в них архивы. Только после этого Mail их распознавал и папка синхронизировалась.

Был также нюанс с помещением писем в архив на самом Mail. Здесь эта функция работала совсем не так, как на Gmail*. Если в Gmail* письмо помечается как архивное, оно попадает в Архив и исчезает из папки Входящие, однако его всегда можно найти. На Mail аналогичная процедура – нажатие правой кнопкой мыши по письму и выбор пункта В архив – ни к чему не приводила, кнопка просто не действовала. Обратились по этому вопросу в техподдержку (ТП) хостинга, но это не дало результатов – технические специалисты Mail не стали ничего объяснять, только ответили, что все работает правильно.

Настройка облачного хранилища Mail после переезда почты с Gmail* тоже не обошлась без багов. Для всех сотрудников была оформлена подписка Mail Space по единому тарифу. Несмотря на это, некоторые из учеток оказались без доступа к диску. Кроме того, когда пользователи разных аккаунтов пытались попасть в хранилище по одной и той же ссылке, страница входа отображалась по-разному – сервис перекидывал на разные интерфейсы. Почему это происходило, было непонятно: тарифный план не отличался, диски были подключены у всех.

Для решения подобных проблем нам, конечно, приходилось привлекать техподдержку Мэйла. Надо отдать им должное – отвечают они, как правило, оперативно и по делу. Тем не менее некоторые вопросы ТП игнорировала или переводила на конкретных специалистов, а на другие отвечала просто: данный функционал не реализован, в процессе разработки или только планируется.

Пока мы боролись с недоработками Mail, у пользователей была возможность изучить новый сервис и протестировать его работу – в тот момент у них уже был доступ в кабинеты и к почте, а вся переписка дублировалась в Мэйле.

Миграция c Gmail* на Mail: послепроектное сопровождение

Мы разобрались со всеми нюансами и багами, согласовали с клиентом время для окончательного переезда, прописали необходимые DNS-записи и выполнили миграцию. Однако после переноса ящиков с Gmail* на Mail проблемы не закончились. При тестировании выявился еще один ряд проблем на принимающей стороне.

• На Mail у некоторых сотрудников не работала отправка писем внешним сотрудникам. Чтобы выяснить причину, снова переписывались с ТП, пытались вместе разобраться, почему не уходят письма.
• Не предоставлялся доступ к файлам по приглашению. Если в Gmail* можно войти в аккаунт и увидеть все доступные определенному пользователю файлы, то после переезда на Mail новые файлы в хранилище не добавлялись. Работал только переход по ссылке, поэтому сотрудники были вынуждены каждый раз искать нужный линк и заходить по нему. Файлов много, ссылки запомнить нереально, так что этот баг создавал большие неудобства.
• Отдельные пользователи не могли попасть в облачное хранилище – Mail выдавал сообщение о том, что доступ к облаку заблокирован или вообще не подключен. При этом версии (тарифы) у всех были одинаковые.
• Сервис не позволял создавать группы рассылок на внешних адресатов. Возможность включения в рассылку всех пользователей реализована, а вот если нужно создать собственную группу, Mail уже не дает этого сделать.
• Gmail* и Mail используют разный формат подписи в email, поэтому после переезда заключительная часть письма стала выглядеть слишком объемной, так что пришлось ее менять. Эту задачу взяли на себя специалисты ТП.

Кроме прочего, обнаружились лаги в работе с облачными документами через браузер. Например, пользователь вносит информацию в таблицу, а после обновления введенные данные сбрасываются, сервис выдает ошибку о том, что файл давно не использовался. Сделали вывод, что автосохранение в Mail происходит с другой периодичностью по сравнению с Gmail*. Подобные ситуации после переезда возникали часто и очень сильно мешали работать, так что этот вопрос тоже необходимо было закрыть.

В рамках послепроектного сопровождения мы решили все проблемы, которые поддавались решению – что-то своими силами, что-то с помощью техподдержки Mail. Некоторые задачи остались нерешенными, поскольку на стороне почтового сервиса просто отсутствовал необходимый функционал. Тем не менее проект мы завершили, и клиент остался удовлетворен результатами.

Переносом почты с Gmail* на Mail занимались в основном системный администратор и руководитель технической поддержки. Саму миграцию мы выполнили примерно за 40 рабочих часов. Однако фактически процесс растянулся почти на полтора месяца, поскольку мы столкнулись со множеством нюансов, связанных с ограничениями Gmail* и багами системы на принимающей стороне. Очень много времени ушло на переписку с техподдержкой Mail.ru, согласования, тесты, решение технических проблем и разного рода административных вопросов.

Переезд корпоративной почты с Gmail* на Mail или к другому отечественному провайдеру – сложная операция, требующая времени и терпения. Если у вас нет ни того ни другого, если вы не уверены, что сможете собственными силами выполнить миграцию, сохранив все ящики, историю переписки и документы, обращайтесь к нам за профессиональной помощью.

* Компания Google нарушает законодательство РФ.