Корпоративная почта на Яндексе

Для бесперебойного функционирования любых компаний требуется корпоративная почта – надежная, с обязательной техподдержкой. Это является обязательным условием при настройке пакета бизнес-инструментов. При выборе почтового сервиса часто встает вопрос оптимальности: корпоративная почта Яндекс или Mail? Ящики для корпоративного использования на сервисах Рамблер, Mail и Gmail постепенно теряют актуальность, проигрывая по функционалу и удобству Яндекс.Почте для бизнеса.

Каковы недостатки бесплатных почтовых сервисов?

1. Невозможно использовать красивое (нужное) имя почтового ящика, т.к. они уже все давно заняты.
2. Необходимость массовых рассылок часто заканчивается попаданием в базу спама.
3. Невозможность завести почту с красивым именем, доступные email имеют буквенно-цифровые сочетания.

Какие преимущества дает использование корпоративной почты Яндекс?

• Комбинация в названии почтового ящика имени получателя и организации с доменом по выбору.
• Почтовый ящик без ограничений по объему.
• Встроенный антивирус.
• Легкий доступ с любого устройства, подключенного к интернету.
• Использование протоколов IMAP, POP3.
• Настраиваемый спам-фильтр.
• Полезный инструментарий для работы с почтовым ящиком.
• Хранение писем на сервере Яндекса.
• Использование Яндекс.Календаря для автоматического уведомления о приближающихся событиях.
• 10 Гб свободного пространства на Яндекс.Диске.

Набирающий популярность сервис Яндекс 360 для бизнеса является полноценным виртуальным офисом, включающим в себя функции корпоративной почты, календаря, облачного хранилища, редактора документов и сервисов коммуникации. Он упрощает работу внутри компании, облегчает деловое общение.

Корпоративная почта Яндекс с управлением с одного домена упрощает администрирование, делая сервис доступным для компаний любого масштаба. Почта в Яндекс 30 имеет ряд преимуществ:

• Определение и настройка удобных правил для обработки поступающей корреспонденции: входящие распределяются по указанным папкам, помечаются как прочитанные, пересылаются на другие адреса.
• Управление правами доступа, подключением доменов, смена тарифов, масштабирование команды выполняется в несколько кликов.
• Рабочий архив писем остается на сервере компании, есть возможность восстановить переписку, которая велась в удаленном формате.
• Легкая авторизация делает доступной работу с любого устройства без установки стороннего программного обеспечения.
• Безопасность. Вся информация хранится в российских дата-центрах. Бэкапы выполняются автоматически каждый день. Вход на почту требует авторизации в соответствии со стандартом безопасности AICPA SOC2. Все письма, входящие и исходящие, проверяются на вирусы и фильтруют спам.
• Перенос почты с других платформ осуществляется автоматически. При необходимости на помощь приходят технические архитекторы Яндекс, помогающие правильно настроить перенос данных.
• Удобство использования. Каждый работник компании выбирает удобную тему, настраивает под свои необходимости рабочие поля, устанавливает правила обработки почтовой корреспонденции.
• Дополнительные опции: подсказки при оформлении письма и наборе текста, автопереводчик, отсутствие ограничений на объем прикрепляемой для пересылки информации (все файлы хранятся на Диске), доступ к корпоративным сервисам из одного окна, авторизация сотрудников по единому корпоративному логину.

Корпоративная почта Яндекс имеет ограничения по количеству подключаемых почтовых аккаунтов (до 1000, далее подключение сверх лимита оговаривается отдельно). Обратившись в техническую поддержку через форму обратной связи, можно увеличить количество ящиков.

Как создать корпоративную почту на Яндексе

Следует различать бесплатную и бизнес-почту, привязанную к платформе Яндекс. Корпоративная почта Yandex позволяет управлять проектами в рамках компании.

Прежде, чем создать корпоративную почту, необходимо подключить виртуальный офис Яндекс 360 для бизнеса. Это можно сделать, не прибегая к помощи админа. Для этого следует выбрать тариф, зарегистрировать организацию и добавить сотрудников. Управлять организацией можно с аккаунта администратора со страницы Яндекс 360.

Существуют инструкции для корпоративной почты Яндекс о том, как создать ящик и начать работать.

Выбор тарифа и регистрация компании

• Войти в аккаунт Yandex, который в дальнейшем будет использоваться для Яндекс 360 для бизнеса.
• Если аккаунта нет, его надо создать. Один Яндекс ID позволяет пользоваться всеми сервисами платформы. Для регистрации потребуется имя, фамилия, логин/пароль, номер привязанного телефона, дополнительный email для восстановления доступа, контрольный вопрос для восстановления доступа, если сброс пароля невозможен с мобильного телефона.
• Владельцем компании выступает один пользователь, имеющий типовой аккаунт login@yandex.ru. Аккаунты с иными доменными именами (mail.ru, gmail.ru и т.п.) не позволяют создать и зарегистрировать организацию.

Важно! Реквизиты разных компаний одного владельцы по умолчанию имеют одинаковые реквизиты. При регистрации с различными реквизитами необходимо иметь разные аккаунты!

• Перейти на страницу «Тарифы», выбрать оптимально подходящий для организации план. Подключить его. Стоимость подписки минимальная 199 руб./месяц, максимальная – 475 руб./месяц.

​Важно! Тарифы для бизнеса зависят от объема места на Яндекс.Диске и количества писем в рассылках. Расчет на каждого сотрудника ведется индивидуально, а итоговая сумма складывается из общего количества подключенных сотрудников. Доступен как бесплатный сервис, так и дополнительные возможности, подключаемые по подписке.

• Выбрать владельца создаваемой организации.
• Указать реквизиты. После ввода ИНН остальная информация загрузится по умолчанию. В случае, если этого не произойдет, данные придется ввести вручную.
• Услуга подключения доступна не только юридическим лицам и ИП. Яндекс 360 для бизнеса позволяет подключиться физическому лицу, который укажет свои реквизиты на вкладке ИП.
• Оплатить услугу. При оплате картой деньги зачисляются на счет моментально. Оплата по счету может идти до получателя несколько дней. Все это время управлять организацией нельзя.
• В настройках указать название компании.

Подключение домена

Для создания учетных записей необходимо использовать корпоративную почту Яндекс для домена.

• Перейти на страницу «Домены».

• Добавить домен в список.
• Подтвердить право владельца на домен (это страхует от подключения домена без ведома владельца).
• Выбрать способ подтверждения домена.
• Создать DNS-запись, мета-тег, html-файл. Дождаться подтверждения доменного имени.
• Подключение к организации первого домена ограничивает работу. Все иные действия до его подтверждения в Яндексе 360 блокируются.
• Определить, как будет использоваться домен. Отправка и получение почты требует настройки DNS. Для автоматической настройки можно делегировать домен на DNS-серверы Yandex. Единственным недостатком делегирования на серверы Яндекса является потеря ранее настроенных DNS-записей. Их придется вручную переносить на новый сервер.

Важно! Делегировать домен можно только после добавления его в Почту для домена! Изменения в DNS вносятся до 72 часов. Проверить статус можно через «Мои домены». 

Перенос доменной почты на Яндекс

В ситуациях, когда на хостинге недостаточно места, возникла необходимость в удобном или одновременном доступе к почте с разных устройств и с помощью веб-интерфейса, проще всего перенести почту на Яндекс.Почту для домена.

Для этого потребуется:

• Удалить все ранее созданные MX-записи в разделе Доменных имен ISPmanager.
• Создать новые MX-записи.
• Войти в готовый (уже имеющийся или вновь созданный) аккаунт Яндекса.
• Выбрать Сервисы / Почта и указать имя своего домена. Для подключения необходимо быть владельцем домена!
• Подтвердить владение доменным именем одним из тех способов (через мета-тег, HTML-файл либо DNS-запись). При переносе данных с другой платформы сначала надо импортировать ящики.
• Выполнить проверку. Пока подключается первый домен, до момента его подтверждения выполнение всех действий в Яндексе для бизнеса приостанавливается.
• После подтверждения доменного имени можно создать почтовые ящики.
• Обязательно подтвердить ознакомление с правилами ресурса. Только после этого Yandex перенос почты считает успешным!
• Настроить SPF-записи для входа в почту.

Яндекс 360 позволяет подключать несколько разных доменов, причем тот, который подключен первым, является основным, а остальные выступают в качестве доменов-алиасов.

Добавление сотрудников

В Yandeх в корпоративной почте настройки позволяют добавлять сотрудников в компанию. Можно создавать новые аккаунты, импортировать их с почтовых серверов, приглашать присоединиться к компании со своими Яндекс-аккаунтами. Аккаунты сотрудников имеют доступ к почте, Яндекс.Диску, подключенным организацией сервисам Яндекс 360 для бизнеса.

В корпоративной почте Яндекс добавить ящик просто. Необходимо в появившемся окне «Сотрудники» добавить сотрудников по отдельности либо пригласить присоединиться по ссылке.

При необходимости можно использовать корпоративную почту Яндекс через Outlook. В этом случае программу надо настраивать по протоколу IMAP.

Яндекс.Почта, с одной стороны, уступает по объему полезного функционала MS Exchange и Cloud Exchange. По сути она остается бесплатным решением, оплачивается только домен и подключение Яндекс 360 для бизнеса.

Важно! При отмене подписки на Яндекс 360 для бизнеса или отсутствии денег на счету дополнительные возможности отключаются. Поэтому, если на Диске хранится много информации, то может оказаться, что он окажется переполнен, а доступ к нему ограничится. Если не очистить диск или не подключить снова платную подписку, Диск по истечение 44 дней полностью блокируется.

С учетом доступного функционала, простоты использования и подключения, удобства использования и бюджетной стоимости корпоративная почта на Яндексе – отличное решение для мелкого и среднего бизнеса. В ряде случаев ее используют даже крупные компании.

Специалисты ГК «Интегрус» ответят на вопросы о создании корпоративной Яндекс-почты, помогут разобраться и настроят работу под любым доменом.