Оптимизация IT-расходов в кризис

В последнее время мы много рассказывали о способах преодоления последствий санкций, рассматривая тему импортозамещения под разными углами: замена MS Office 365 на аналоги, работа с зарубежными сервисами, миграция почты. Даже поговорили о том, как после ухода популярных рекламных каналов выстраивать маркетинг-стратегию.

Сегодня поднимем тему, которая и раньше была слабым местом многих российских предприятий, а в свете последних событий приобрела еще большую актуальность. Это сокращение бизнес-расходов, которое в условиях неопределенности становится жизненно важной необходимостью.

Неочевидный способ оптимизации расходов бизнеса

Чтобы в кризис остаться на плаву, можно подвергнуть сокращению разные статьи затрат, например:

• уволить часть персонала;
• отказаться от слишком дорогого офиса;
• скорректировать ассортимент;
• поменять поставщиков;
• выбрать более рентабельную стратегию продвижения.

Существует еще один, не столь очевидный, но эффективный способ избавиться от лишних расходов – оптимизация IT-активов, причем доступен он любому бизнесу: производственным и строительным компаниям, предприятиям сферы торговли, консалтинговым фирмам, медицинским и образовательным учреждениям и т. д.

Дело в том, что все, связанное с IT, зачастую используется нерационально. Почти каждый бизнес допускает типичные ошибки как на этапе стартапа, так и в процессе внедрения компонентов IT-инфраструктуры, включая выбор оборудования и программного обеспечения (ПО), расчет проекта серверной, установку CRM, организацию корпоративной связи. Это самые слабые места информационной системы, которые обходятся компаниям дороже всего. С течением времени проблемы накапливаются, и в результате IT-система «съедает» львиную долю бюджета, выделенного на содержание предприятия. Чем дольше бизнес присутствует на рынке, тем больше денег выбрасывается на ветер – если инфраструктура не поддерживается в актуальном состоянии.

Среди наших заказчиков очень мало тех, кто предпринимает шаги для оптимизации и сокращения расходов на IT и создания отказоустойчивости инфраструктуры при внедрении новых компонентов, таких как CRM или телефония. Предпринимателей, которые еще на стадии разработки бизнес-плана задумываются о рациональном использовании ресурсов, единицы. Как правило, к нам обращаются в двух случаях:

1. В критических ситуациях, когда из-за аварийного сбоя предприятие вынужденно простаивает, теряя клиентов и прибыль, и требуется восстановить работу после аварии.
2. Если дело дошло до того, что IT-активы превратились в пассивы, на содержание которых уже не хватает средств. В таком случае срочно требуется IT-аудит и экспертная оценка состояния инфраструктуры, чтобы определить проблемные зоны и начать модернизацию.

Вместе с тем использование простых решений (смена ЦОД, наведение порядка в серверной, своевременное обслуживание 1С и т. д.) – прямой путь к серьезному сокращению расходов бизнеса. И к тому, чтобы ИТ-система из «непонятно зачем нужного черного ящика» превратилась в удобный, недорогой и надежный инструмент, который не мешает, а помогает развиваться.

Ошибки, допущенные при создании бизнес-плана и внедрении таких аспектов IT, как CRM, серверы или IP-телефония, приводят к перерасходу средств, которого легко избежать. Анализ IT-инфраструктуры поможет выявить уязвимости и сократить расходы на 40 000, 50 000 и даже 100 000 в месяц.

Оптимизированная IT-система дает два важных преимущества:

1. Сокращение затрат, что в кризис для бизнеса особенно важно.
2. Минимизация рисков, как следствие – защита от потенциально возможного ущерба, вызванного аварией.

Оптимизация IT-расходов бизнеса в кризис

Главная цель оптимизации – снизить затраты на поддержку ИТ-инфраструктуры, обеспечив при этом непрерывность и качество управления бизнес-процессами на прежнем или более высоком уровне, следя при этом за выполнением требований регуляторов и соблюдением санкционных ограничений. Для сокращения бизнес-расходов можно пойти разными путями, в зависимости от текущего состояния IT:

• избавиться от избыточных аппаратных и программных ресурсов;
• сменить поставщика услуг;
• отказаться от неэффективных решений в пользу более производительного оборудования;
• уменьшить издержки на сервисное обслуживание;
• обеспечить информационную безопасность и отказоустойчивость системы.

На основе нашего опыта, в том числе за последний кризисный год, мы создали небольшой чек-лист по оптимизации IT. В нем собраны часто встречающиеся ошибки, которые ведут к финансовым потерям, зоны роста и способы сокращения бизнес-расходов. Расскажем, как сэкономить деньги и обеспечить стабильную работу всех кластеров ИТ на ближайшие годы без вливания дополнительных инвестиций.

Сокращение расходов бизнеса путем перераспределения IT-ресурсов

Большинство российских предприятий сейчас перешли на использование гипервизоров. И это правильно – виртуализация, действительно, способствует сокращению расходов, которые тратит бизнес на IT. Но зачастую это псевдооптимизация, поскольку вместо того, чтобы перераспределить ресурсы между машинами, покупается новое оборудование. В итоге средства тратятся и на само «железо», и на его сопровождение – настройку, сервисы, которые там разворачиваются, и т. д.

Мы неоднократно сталкивались с подобными историями. Приезжаем на объект и видим, что у заказчика избыточное количество оборудования: по два терминальных сервера, по три виртуальных машины под SQL. А фактически используется только один сервер, и совершенно непонятно, под какие сервисы разворачивали остальные, и главное – зачем.

Если же все это грамотно перераспределить, это приведет к сокращению расходов и сэкономленные ресурсы можно будет выделить под новые виртуалки. Как показывают результаты наших клиентов, в среднем экономия составляет 40 000 – 100 000 руб.

IT-оптимизация через смену провайдера

Проблема избыточности касается не только физического оборудования, но и услуг провайдеров. Выбранный при внедрении IT-системы сервис-провайдер со временем может перестать соответствовать потребностям бизнеса. Чтобы не переплачивать, лучше подобрать другого поставщика услуг.

Да, при смене провайдера потребуется перенастроить сетевое оборудование, но это будет разовое вложение в размере около 10 000 – 15 000 руб. Ежемесячная экономия с лихвой компенсирует расходы, поскольку составит 5 000 – 10 000 руб. и даже больше. Выгоды от такого решения очевидны: интереснее вложиться один раз (затраты окупятся за 1–3 месяца), нежели платить почти такую же сумму постоянно.

Cокращение расходов на CRM

Практически все современные компании пользуются CRM-системами, в частности комплексными решениями от 1С. CRM – важнейший пул инфраструктуры, позволяющий автоматизировать рабочие процессы и эффективно управлять предприятием. И очередная возможность сэкономить.

К чему приводит неправильный расчет проекта внедрения CRM-системы

1C консолидирует всю информацию о коммерческой деятельности предприятия – о продукции, поставщиках, клиентах, финансовых потоках и т. д. Однако проекты внедрения и обслуживания CRM-системы нередко реализуются по меньшей мере неграмотно, что в итоге приводит к критическим ситуациям.

Одна из самых распространенных проблем – повреждение и/или утрата базы данных (БД), важнейшего компонента любой CRM. Причины бывают разными – физический отказ оборудования, программный сбой, взлом. Но результат обычно один: невозможность получить доступ к БД. Если нет бекапа, потеря БД может полностью парализовать работу и привести к печальным последствиям: задержке отгрузок, нарушению обязательств, потере клиентов и, соответственно, к финансовому ущербу. Подобные ситуации мы уже описывали в других кейсах, например, здесь.

Чтобы снизить риски, желательно разворачивать кластерное решение. Кроме того, необходимо:

• настроить регулярное резервное копирование баз данных;
• следить за защитой серверов от внешних угроз, таких как шифровальщики, вредоносное ПО, за пожаробезопасностью, пылезащищенностью;
• получить лицензии для использования продуктов 1С.

Все это необходимо брать в расчет еще на стадии плана внедрения CRM и понимать, что при таком подходе система потребует крупных единовременных вложений. Но возможно и сокращение бизнес-расходов благодаря использованию SaaS-решения. В этом случае не придется набирать штат айтишников и программистов, специализирующихся на 1С. Все возникающие вопросы будут решаться квалифицированным персоналом ЦОД, а сам дата-центр обеспечит SLA и доступность сервиса на уровне 99,9%.

Локальное развертывание 1C для компании со штатом в 40–50 человек обойдется примерно в 2–3 млн руб. Сюда войдет покупка сервера, лицензирование, работы по установке, настройке ПО и т. д. А можно воспользоваться SaaS, переложить обслуживание на дата-центр и платить 40 000 – 50 000 в месяц. Разница ощутимая.

Точки оптимизации расходов на IP-телефонию

Если после внедрения IP-телефонии прошло несколько лет, у компании есть разные варианты произвести сокращение издержек. В первую очередь рекомендуем обратить внимание на следующие моменты.

• Лишние телефонные номера. Случается, что при миграции от одного провайдера IP-телефонии к другому продолжается перечисление средств за номера, которые давно не используются.
• Бесполезные учетки. Как правило, актуальное количество абонентов никто не отслеживает. Сотрудники увольняются, а учетные записи нередко сохраняются – и вот за них компания ежемесячно платит деньги.
• Избыточные тарифы. На этапе подключения IP-телефонии покупался тариф, соответствующий тогдашним потребностям фирмы. С течением времени ситуация изменилась, а тарифный план остался прежним. Например: не выговаривается пакет минут, в тариф включены международные звонки, а деятельность ведется в пределах РФ, включены вызовы по ненужным направлениям, добавлены другие опции, необходимость в которых у компании отсутствует.

Затраты на IP-телефонию легко поддаются сокращению. Для этого достаточно проанализировать детализации звонков и подобрать актуальный тариф.

Экономия в месяц: 5000+ руб.

Как сократить расходы бизнеса за счет оптимизации корпоративной почты

В сложившихся реалиях практически все почтовые хостинги для бизнеса стали платными, поэтому, как и при сокращении расходов на IP-телефонию, крайне важно отслеживать актуальность почтовых ящиков и не забывать вовремя отключать неиспользуемые.

Точкой оптимизации электронной почты также могут стать сервисные ящики. Оптимальный вариант – выбрать один специальный email и все сервисы регистрировать только на него. Это позволит:

• не плодить учетные записи под каждый сервис;
• снизить риск потери доступов;
• гарантированно получать счета и важную корреспонденцию.

Персонал компании будет знать, что письма приходят на сервисный «спецящик». И даже при увольнении сотрудников, отвечающих за прием и отправку email, корпоративная информация сохранится.

Сокращение расходов после оптимизации почты поможет сэкономить около 15–20% от общей суммы, которую бизнес тратит, не следя за своими email-адресами, и даже значительно больше. К примеру, когда Яндекс ввел платные тарифы, мы отключили сразу все лишние ящики (оказалось, что они нигде не используются). Было 90+, сократили до 28. Экономия от такой несложной процедуры – 70% в месяц.

Лицензии на ПО как способ оптимизации издержек

Санкции привели к тому, что многие популярные продукты стали поставляться по подписной модели. Если сотрудников стало меньше или программа перестала использоваться для выполнения задач, стоит сразу убрать из подписки лишнее ПО или переключиться на подходящий тариф.

Сумма экономии после отключения ненужных пользователей или перехода на подходящий пакет зависит от программы. Она может варьировать от тысячи до десятков тысяч в год.

Резервное копирование и оптимизация расходов бизнеса

Рациональный подход к резервному копированию тоже повлечет за собой сокращение бизнес-расходов. Главные точки оптимизации:

• метод и средства;
• скорость создания бекапов;
• глубина хранения;
• размер и расположение хранилища.

Для сокращения издержек, связанных с резервным копированием, желательно выбрать оптимальное ПО, подходящее для решения текущих задач, и учесть имеющиеся ресурсы. Вариантов несколько:

• использовать локальное решение;
• купить комплексный продукт, который будет создавать бекапы, отправлять в хранилище, удалять устаревшие, оптимизировать и т. д.
• нанять отдельного специалиста и поручить ему весь комплекс работ – от отслеживания до восстановления из резервной копии.

Возможная экономия зависит от размера компании и от сервиса, который будет бекапиться. Реальный случай: из-за отсутствия бекапов при сбое 1С остановилась работа не только бухгалтерии – «паралич» накрыл целое производство. Общие потери – около 20 млн руб., не говоря об ущербе для репутации, потому что два дня предприятие не могло выполнять отгрузки.

Механизм оптимизации для исключения простоя бизнеса и сокращения расходов на послеаварийное восстановление

«Ничего не работает, все сломалось, бизнес встал. Срочно приезжайте!» Стандартный запрос, с которым к нам обращаются едва ли не каждую неделю. Что же мы видим в серверной? Типичная картина: телекоммуникационный шкаф отсутствует, оборудование размещено кое-как, «борода» из проводов, пыль. Чтобы разобраться, что к чему подключено и где кроется причина проблемы, нам приходится распутывать и проверять все кабели. Процесс длительный и сложный, но аварийную ситуацию иначе не решить. Конечно, мы стремимся в первую очередь запустить критические сервисы, чтобы предприятие как можно быстрее возобновило деятельность, однако не всегда это реально.

Серверную часто называют сердцем IT-инфраструктуры, и здесь должен быть порядок. Иначе возможны сбои в работе структурированных кабельных сетей (СКС) и оборудования, что влечет за собой простои и убытки. Причем не только финансовые – страдает и репутация компании. А ведь достаточно купить серверную стойку, потратив на это 50 000 – 100 000 рублей. Выход из положения лежит на поверхности, тем не менее при разработке проекта или при внедрении IT-инфраструктуры подобные способы сокращения бизнес-расходов редко принимают во внимание.

Решение элементарное, но оно избавляет предприятие от лишних трат – на ремонт, обслуживание серверной, срочное восстановление в критической ситуации. А главное, повышает надежность IT-системы и сводит к минимуму вероятность возникновения вынужденных перерывов в работе.

Сумма экономии зависит от вида деятельности и масштаба предприятия. Если учесть, что каждый час простоя на крупном производстве оценивается в десятки тысяч рублей, несложно подсчитать, во что обойдется бардак в серверном помещении и последовавшая за ним авария.

Примеры оптимизации расходов бизнеса за счет рациональной организации СКС и наведения порядка в серверных:

• кейс по восстановлению связи между офисами;
• ремонт серверной комнаты без остановки производства. 

Как сокращение расходов на IT помогает бизнесу экономить

Рациональное управление бюджетом – аспект предпринимательской деятельности, который актуален в течение всего жизненного цикла компании. В период кризиса оптимизация всех статей расходов бизнеса, включая IT, становится насущной необходимостью.

У каждого предприятия своя структура расходов. Однако, работая с клиентами из самых разных сфер, мы видим, что практически у всех IT-система «съедает» лишние деньги из бюджета и нуждается в оптимизации. Таким образом, расходы на IT могут уменьшить любые бизнесы: от производственных и строительных компаний до предприятий сферы услуг, гостеприимства, рекламы, торговли. Экономия составит как минимум 10–20% от привычных ежемесячных трат. В отдельных случаях цифра достигнет сотен тысяч рублей.

Идеальный вариант сокращения IT-расходов бизнеса – сделать профессиональный аудит информационной инфраструктуры и подсистем. Он позволит точечно определить бреши, через которые уплывают деньги. Но даже если просто проверить IT-систему по нашему условному чек-листу и устранить типичные ошибки, это уже поможет избавиться от балласта и сберечь значительную сумму. А куда направить сохраненные средства, у действующего предприятия всегда найдется.