Содержание
Корпоративная почта предназначена для работы сотрудников компании. Ее отличительная особенность – персонализация организации, email с уникальным доменным именем, говорящем об отправителе. При наличии собственного сайта размещается на сервере у провайдера, а если домена и сайта нет – на любом почтовом сервисе. Формат меняется с личного name@mail.ru на официальный name@company.ru.
Зачем нужна корпоративная электронная почта
Вести переписку с клиентами с личных email несолидно. Повысить доверие можно, зарегистрировав домен и присоединив его к известному почтовому сервису.
- Повышается узнаваемость, увеличивается идентификация бренда. Наличие личного домена подчеркивает статус и профессионализм обладателя. Всегда присутствует информация о контактах с организацией-отправителем, что является составляющей частью культуры коммуникации с клиентами. Внедрение стандарта оказания услуг приводит к повышению конкурентоспособности.
- Оптимизируются рабочие процессы: вырабатывается единый стиль, создается система контактов, ведется внутренняя статистика, контролируется процесс обработки писем. Коммуникация внутри организации структурируется. Ящики используются только для рабочей переписки и после увольнения владельца передаются коллегам. Интеграция с CRM облегчает работу, снижает нагрузку на каналы общения и автоматизирует выполнение рутинных операций.
- Успешность доставки корреспонденции до адресата выше, чем у стандартных доменов, из-за использования технологий публичного ключа (DKIM) и информации о подтверждении подлинности серверов (SPF), запрещающих отправку нежелательных рассылок.
Имея корпоративную почту, можно запускать массовые рассылки, общаться от имени компании с клиентами, поддерживать порядок во внутренней коммуникации.
Компании, работающие с российскими и зарубежными клиентами, разделяют потоки писем и аналитику в CRM. Например, домен company.com работает в связке с gmail.com, а company.ru настраивается для переписки через mail.ru.
Где можно купить аккаунты
Готовые пакетные и штучные предложения размещаются на специализированных сервисах Яндекс 360, VK Workspace (для Mail.ru), Google*, Zoho и др. При наличии собственного домена вопрос решается техническими специалистами самостоятельно.
Стоимость корпоративной почты
- Цена на доменное имя в зоне .ru начинается от 119 руб. в год. Стоимость зависит от выбора доменной зоны (международная, национальная, региональная, тематическая, омонимичная).
- Почта создается на хостинге, которым уже используется компанией, либо регистрируется с нуля (домен в этом случае выдается бесплатно). Минимальная стоимость хостинга от 49 руб/месяц.
Базовые функции компания получает бесплатно после приобретения домена. Дополнительно заплатить придется за такие опции, как расширенные администрирование и мониторинг, анализ репутации сервера и уровня успешных доставок, аренда ПО для реализации маркетинговых стратегий и т. п.
Итоговая стоимость корпоративной почты зависит от количества пользователей, объемов диска и писем в рассылках. Например, на Яндексе самый дешевый тариф на один аккаунт составляет 249 руб. Для каждого сотрудника приобретается отдельный ящик, поэтому конечная стоимость зависит от количества работников.
Что лучше – почтовый сервис или почта на своем хостинге?
Как правило, компании выбирают один из двух способов размещения корпоративного домена – на Яндекс, Mail, Google* либо на собственном сервере. Второе дороже, дольше, требует специальных знаний, но дает больше возможностей для контроля.
- Готовое решение – настроенные email с техподдержкой и подключением платных дополнительных опций. Минусы: низкая конфиденциальность, риск утечки информации, необходимость приобретения компанией дополнительного дискового пространства.
- Свой домен – при наличии сайта нужно оплачивать только хостинг, ящики делаются бесплатно в неограниченном количестве. Доступны самостоятельная настройка и управление, шифрование информации, спам-фильтры, настройка переадресаций, управление объемами рабочего пространства. Минусы: необходима помощь специалиста для настройки, массовые рассылки могут повлечь за собой блокировку домена.
- Почтовый сервер компании – высокие требования к приватности, конфиденциальности, возможность изменения настроек, правил, прав доступа, самостоятельность обслуживания. Минусы: техническая сложность, большие финансовые вложения на первом этапе, затраты на программное и аппаратное обеспечение, содержание в штате специалиста.
Оставьте заявку на консультацию
Особенности корпоративной почты на своем сервере
Технический специалист по обслуживанию сервера устанавливает антивирусы, настраивает сертификаты, защиту от спама, занимается вопросами безопасности и защиты конфиденциальности информации.
При регистрации на Яндексе 360 или VK Workspace право управления принадлежит администратору, при настройке на хостинге – владельцу аккаунта. Администратор может:
- регистрировать новые ящики;
- восстанавливать их содержимое;
- копировать и переносить письма;
- оформлять корреспонденцию в едином стиле;
- подключать email с популярных сервисов;
- проверять переадресации, алиасы и т. п.
Коммерческие рассылки с личных адресов быстро вычисляются и блокируются. Чтобы массовые рассылки имели высокий процент доставок, специалисты рекомендуют назначать email с именем конкретного отправителя и компании (elenaivanova@company.ru вместо безликого marketing@company.ru).
Сервисы для корпоративной почты
Зарегистрировать email для организации можно только на платных платформах. Их достаточно много, поэтому обозначим только наиболее известные.
- VK Workspace (образован путем слияния ВК и Mail.ru). Минимальный тариф для одного сотрудника – 112 руб/месяц; расширенный – 120 руб/месяц. Стоимость Enterprise тарифа рассчитывается отдельно, т. к. он предполагает индивидуальный подход с кастомизацией и брендированием, интеграцией по API и гибким функционалом, приоритетной техподдержкой и значительным пакетом дополнительных полезных услуг. В базовом тарифе функционал ограничен, чаще всего требуется приобретение дополнительных опций.
- Яндекс 360. Самый простой тариф (100 Гб, 1500 писем, нет рекламы) обходится для одного сотрудника в 249 руб/месяц. По мере роста требований к объему диска, количеству писем в рассылках, фильтрации, получению доступа без повторной аутентификации (SSO) стоимость увеличивается до 469 руб. и 1399 руб/месяц.
Корпоративная почта на Яндекс 360 и VK Workspace полностью соответствует требованиям российских регуляторов (152-ФЗ, приказ № 21 ФСТЭК по УЗ-2) и стандарту безопасности ISO 27001. Это критически важно для государственных организаций и крупных компаний, работающих с персональными данными.
- Reg.ru. Простая настройка неограниченного количества ящиков с защитой от спама, вирусов и полным отсутствием рекламы. Фактически, это приобретение хостинга, на котором поднимается почтовый сервер. Можно настроить интеграцию с Битрикс24. Минимальная стоимость при оплате на три года вперед – 99 руб/месяц.
- CommuniGate Pro. Ресурс, созданный на базе российского производителя, защищенный от утечек информации и обладающий большим функционалом. Базовый тариф – 228 руб/месяц на одного пользователя для предприятий с численностью от 50 до 100 человек. При увеличении численности стоимость снижается. Сертифицирован по ФСТЭК.
Как организовать переезд для корпоративной почты
Безопасная массовая миграция требует знания множества переменных, поэтому такая процедура должна выполняться специалистом, например администратором сервера. Каждый почтовый сервис имеет обкатанный план переезда. Но даже в этом случае никто не застрахован от накладок, которые могут потребовать повышенного внимания и работы в ручном режиме.
Важно не потерять вложения и корреспонденцию. Нужно знать все доступы, логины и пароли к площадке и доменному имени. Сначала доменное имя привязывается к новому сервису, потом осуществляется перенос писем из рабочих ящиков во вновь созданные, и только после этого вносятся изменения в настройки домена.
Процедура миграции выглядит следующим образом.
- Сотрудники предупреждаются о переезде, им разрешается доступ по SMTP для переноса писем.
- Администратор регистрирует домен, подключает почтовый сервис, интегрирует в него CSV-файл с данными сотрудников, создает ящики и переносит письма со старых адресов. Процесс может занимать несколько дней. Выполнить миграцию за один день не получится!
- Производится проверка и исправление ошибок, возникших в процессе переезда.
- Сотрудники входят в новые ящики и меняют временные пароли на постоянные.
- Проверяется работоспособность всех интеграций.
Без знания нюансов высока вероятность возникновения проблем c доставляемостью писем, попаданием в черные списки и т. п. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться услугами специалистов ГК «Интегрус». С нами миграция пройдет быстро и без ущерба для бизнеса.
Стоимость настройки и миграции корпоративной почты в СПб
Создание корпоративной почты
Перенос корпоративной почты
* компания нарушает законодательство РФ
