Программа 1С:ERP Управление предприятием – это система, позволяющая автоматизировать все уровни учета работы предприятия. Одной из подсистем программы является подсистема «Закупки».
Ее функционал позволяет решать задачи автоматизации закупок, прогнозирования спроса и оптимизации запасов. Что в свою очередь обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции или товаров.
Автоматизации закупок с помощью 1С:ERP сокращает время на обработку и подготовку заказа, снижает расходы на закупку, повышает эффективность работы сотрудников.
Все документы по автоматизации процесса закупок – в разделе «Закупки».
Подсистема «Закупки» позволяет осуществлять:
- регистрацию условий работы с поставщиками и контролировать их выполнение;
- планировать и отражать закупки товаров от поставщиков;
- контролировать сроков поставок товаров;
- анализировать причины отклонений и сбоев поставок;
- вести взаиморасчеты с поставщиками;
- следить за расходованием денежный средств и своевременностью расчетов с поставщиками.
Пользователь настраивает параметры ведения учета закупок по своему усмотрению – в разделе «НСИ и администрирование» – «Закупки».
В 1C:ERP реализовано три концепции управления запасами:
- Планирование – при длительных сроках поставки.
- Удержание в заданном диапазоне –при коротких сроках поставок.
- Заказ под заказ – формирование заказ в соответствии с потребностями предприятия.
Для включения опции определения потребности предприятия в номенклатуре (товарах, продукции и т.д.) выполняется настройка в разделе «НСИ и администрирование».
Настройки поддержания запасов и потребностей номенклатуры
Настройка «Обеспечение потребностей», позволяющая включить расширенные настройки программы, расположена в разделе «НСИ и администрирование» – «Склад и доставка», подраздел «Обеспечение потребностей».
Настройка позволяет использовать определение потребностей в упрощенном и расширенном вариантах.
Упрощенное – потребности обеспечиваются заказами поставщикам, на основании данных по заказам на отгрузку и для поддержания остатка номенклатуры на складе.
Расширенное – позволяет использовать различные семы определения потребностей в номенклатуре, с учетом сроков и интервалов поставки, с заданным методом определения запасов номенклатуры.
Для управления закупками в 1С:ERP пользователь задает настройки:
- «Параметры поддержания запасов»;
- «Способы обеспечения потребностей».
Параметры настройки задаются в карточке номенклатуры или склада в разделе «НСИ и администрирование», справочники «Номенклатура» и «Склады и магазины».
Пример перехода к настройкам из справочника «Склады и магазины».
Эти же настройки можно открыть из карточки «Номенклатура» в разделе «НСИ и администрирование».
Управление запасами в 1С:ERP осуществляется с помощью методов поддержания запасов – «Параметры поддержания запасов». Программа позволяет назначить свой вариант для каждой номенклатуры. С их помощью определяются, в какой момент времени и в каком количестве сформировать заказ поставщику.
Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» – «Склады и магазины». – гиперссылка «Настройка поддержания запасов».
Настройка выполняется для пары «Номенклатура» – «Склад».
Откроем карточку с настройками. В нашем примере «Номенклатура» – «Кондиционер ВК-2300», «Склад» – Магазин «Бытовая техника».
Метод обеспечения запасов в ERP может быть определен по одному из вариантов:
- Min-max;
- По норме;
- По статистике;
- Обеспечение заказов по отгрузке;
- Страховой запас.
Еще одним из параметров управления запасами в 1C:ERP, является настройка «Способы обеспечения потребностей», устанавливающая источники и способы удовлетворения потребности в номенклатуре – система определит когда и в каком количестве удовлетворить ту или иную потребность. Она также может быть открыта из карточки «Склад» или «Номенклатура».
Пользователь может настроить для заданной номенклатуры:
- Способ удовлетворения потребности – закупка, перемещение, сборка, производство (собственными силами или силами переработчика);
- Срок исполнения заказа на поставку, перемещение и т.д.
- Обеспечиваемый период;
- Гарантированный срок отгрузки;
Правило формирования заказов – регулярно, по графику или определенным датам.
Сочетание настройки параметров поддержания запасов и способов обеспечения потребностей образуют единый механизм в системе планирования и формирования всех существующих типов заказов в 1С:ERP.
Поставщики и цены поставщиков
Прикладное решение 1С:ERP позволяет регистрировать условия закупок, определив правила работы с поставщиками в соглашениях – раздел «Закупки» – «Соглашения с поставщиками».
Программа дает возможность регистрировать пользователю цены поставщиков и конкурентов, сравнивать и анализировать их. При необходимости пользователь может использовать номенклатуру поставщиков. В случае если номенклатура у нас и у поставщика разная, то выполнив настройку, можно использовать номенклатуру поставщика.
Настройка выполняется в разделе «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Номенклатура».
Предприятие может закупать одну и туже номенклатуру у разных поставщиков, и она у них может отличаться. В этом случае удобнее использовать номенклатуру поставщиков. Если планируется загружать номенклатуру из прайсов поставщиков, то данная настройка также необходима.
Программа 1С:ERP позволяет вносить номенклатуру несколькими способами:
- вручную;
- при загрузке документов «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг»;
- при загрузке прайс листов поставщика.
Номенклатура поставщика доступна из карточки контрагента – кнопка «Еще» – «Номенклатура поставщика».
Используя настройку «Номенклатура поставщика», программа 1С:ERP позволяет в карточке номенклатуры поставщика установить соответствие нашей номенклатуре. Например, в прайсе поставщика номенклатура записана как «Мойка С-789. Металлическая», а у нас она внесена как «Мойка С-789».
Цены поставщиков в программе фиксируются с помощью документа «Регистрация цен поставщиков». Его можно ввести несколькими способами. Оформить на основании закупки или заказа, а можно используя рабочее место в разделе «Закупки» – «Цены поставщиков (прайс листы)».
Здесь можно изменить цены поставщика и загрузить прайс из внешнего файла. При изменении цен и загрузке прайс-листа, система автоматически сформирует документ «Регистрация цен поставщика». Он доступен из данного рабочего места по гиперссылке «Изменение цен».
Программа 1С:ERP позволяет сравнивать и анализировать цены поставщиков, формировать отчеты по анализу цен и определять у какого поставщика выгоднее на данный момент сделать заказ.
1С:ERP в своем функционале имеет большое количество отчетов по закупкам – раздел «Закупки» – «Отчеты по закупкам».
Для примера рассмотрим отчет «Условия закупок». Он позволяет проанализировать цены поставщиков, и в случае, если один и тот же товар закупается у разных поставщиков – выбрать оптимальный вариант.
В отчете наглядно представлена информация о ценах поставщиков и более низкая цена выделяется зеленым цветом. Используя информацию из отчета, пользователь принимает решение, у какого поставщика ему выгоднее закупить товар.
При помощи заказов, пользователь планирует закупки. Раздел «Закупки» в «НСИ и администрирование» включает множество различны настроек.
Заказы поставщикам. Настройки и отражение в 1С:ERP
Для включения возможности формировать заказы, в настройках программы включается функциональная опция – раздел «НСИ и администрирование» – «Закупки».
Для включения опции, позволяющей формировать заказы, устанавливается галочка – «Заказы поставщикам», а при необходимости «Поступление по нескольким заказам». При данной настройке, при оформлении поступления номенклатуры по нескольким заказам можно оформить один документ поступления.
Система также позволяет:
- вести контроль поступления при закрытии заказов поставщикам;
- производить корректировки приобретений;
- делать запросы коммерческих предложений у поставщиков;
- регистрировать причины отмены заказов поставщикам;
- согласовывать заказы поставщикам, используя встроенный бизнес-процесс. В данной настройке отдельно согласуются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия.
Для использования данного функционала программы, устанавливается соответствующая галочка в настройках программы.
Для более детального контроля за обработкой заказов, в настройке раздела «Статусы документов», устанавливается галочка «Статусы заказов поставщикам».
При изменении статуса документа, меняется его текущее состояние.
Настройка «Документы закупок» определяет условия и варианты планирования оплаты в документах:
- «Заказ поставщику»;
- «Отчет комитенту»;
- «Заказ переработчику».
В разделе включается функционал, для использования возможности оформления:
- поступления товаров на несколько складов;
- актов о расхождении после поступления и после возвратов номенклатуры;
- приемки на ответственное хранение с правом продажи;
- товаров в пути;
- неотфактурованных поставок.
Пользователь устанавливает необходимые опции самостоятельно.
Заказ поставщику в 1С:ERP формируется в разделе «Закупки» – «Заказы поставщикам».
Программой предусмотрено несколько способов формирования заказа поставщику:
- новый документ;
- по плану;
- по потребностям…
- на основании других документов.
При использовании номенклатуры поставщика, в документе предусмотрено две печатные формы заказа:
- «Заказ поставщику» – с использованием номенклатуры нашей организации;
- «Заказ поставщику по данным поставщика» – с использованием номенклатуры поставщика.
Второй вариант более удобен поставщику, для обработки заказа на поставку.
Если пользователь регестрирует цены поставщиков, это позволяет непосредственно из документа производить их анализ, сравнение и на этапе оформления заказа выбрать наиболее выгодного поставщика – кнопка «Отчеты» – «Анализ цен».
В отчете наглядно представлена информация по номенклатуре, указанной в заказе, имеющаяся у различных поставщиков, с ценами на нее. Минимальная цена, как и в других отчета, выделена зеленым цветом.
Отчет «Отклонение от условий закупок» позволяет осуществлять контроль за выполнением условий закупок при проведении документа. Если у пользователя достаточно прав и он может отклоняться от установленных в системе условий закупки, то при проведении документа проблем не возникнет. В противном случае, документ не проводится и сформировав данный отчет можно ознакомиться, какие условия закупок не соответствуют установленным.
Для просмотра плана поступлений в 1С:ERP в разделе «Склад и доставка» – «Отчеты по складу» предусмотрено большое количество отчетов. Одни из них – это отчеты «Анализ и доступность товара» и «Товарный календарь».
Отчеты позволяют пользователю определить доступность товаров на складах, план поступления и отгрузки товаров и т.п.
Отчет «Остатки и доступность товара» представлен в виде сводной таблицы.
Отчет «Торговый календарь» дает возможность пользователю получить данные в разрезе по дням. В отчете отображается фактический и плановый остаток товаров.
Если по заказу сформированы все необходимые документы и текущее состояние документа изменено на – «Готов к поступлению», пользователь может переходить к оформлению поступления товара по данному заказу.
Оформление поступления товаров в 1С:ERP
Поступление от поставщика в программе 1С:ERP можно оформить несколькими способами, в зависимости от применяемой схемы закупки и учета.
Вариант 1
Если в программе ранее оформлен заказ поставщику, то ввод документа поступления заполняется с использованием рабочего места «Накладные к оформлению».
Выбрав нужный заказ и нажав кнопку «Оформить», пользователь создает на основании выбранного заказа документ «Приобретение товаров и услуг».
Документ заполняется данными на основании заказа поставщику.
Вариант 2
При применении ордерной системы, т.е. когда кладовщик фактически уже оприходовал поступившие товары и оформил складские документы, накладная оформляется на основании фактического приема на склад на закладке «Контроль ордеров».
Пользователь оформляет документ «Поступление товаров и услуг» по фактической приемке – нажав одноименную кнопку. Здесь же при необходимости составляется документ «Акт о расхождениях».
Вариант 3
Если предварительно не использовался документ «Заказ поставщику», то документ «Приобретение товаров и услуг» оформляется в журнале «Документы закупки все», обычным заполнением.
Для этого, нажав кнопку «Создать», пользователь выбирает нужный документ и оформляет его. В нашем примере – документ «Закупка у поставщика».
Мы обзорно рассмотрели лишь некоторые возможности программы 1C:ERP в области закупок.
1С:ERP Управление предприятием имеет:
- понятную схему составления заказа поставщикам;
- инструменты определения потребностей в закупке номенклатуры;
- возможность загрузки коммерчески предложений и прайс листов поставщиков;
- отчеты, позволяющие определить более выгодные предложения поставщиков, для формирования заказа и заключения контракта;
- оформление документов поступления, в зависимости от принятой схемы учета на предприятии;
- и множество других возможностей.
1С:ERP Управление предприятием – это оптимальное решение для автоматизации закупок, имеющее четкий и отлаженный механизм и универсальные инструменты, позволяющие облегчить работу бухгалтера.
