Обзор возможностей автоматизации управления закупками в 1С ERP (УПП)

Программа 1С:ERP Управление предприятием — это система, позволяющая автоматизировать все уровни  учета работы предприятия. Одной из подсистем программы является подсистема «Закупки».

Ее функционал позволяет решать задачи автоматизации закупок, прогнозирования спроса и оптимизации запасов. Что в свою очередь обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции или товаров.

Автоматизации закупок с помощью 1С:ERP сокращает время на обработку и подготовку заказа, снижает расходы на закупку, повышает эффективность работы сотрудников.

Все документы по автоматизации процесса закупок – в разделе «Закупки».

Автоматизация управления закупками в 1С ERP - Рисунок 1

Подсистема «Закупки» позволяет осуществлять:

  • регистрацию условий работы с поставщиками и контролировать их выполнение;
  • планировать и отражатьзакупки товаров от поставщиков;
  • контролировать сроков поставок товаров;
  • анализировать причины отклонений и сбоев поставок;
  • вести взаиморасчеты с поставщиками;
  • следить за расходованием денежный средств и своевременностью расчетов с поставщиками.

Пользователь настраивает параметры ведения учета закупок по своему усмотрению – в разделе «НСИ и администрирование» — «Закупки».

Автоматизация управления закупками в 1С ERP - Рисунок 2

В 1C:ERP реализовано три концепции управления запасами:

  1. Планирование –при длительных сроках поставки.
  2. Удержание в заданном диапазоне –при коротких сроках поставок.
  3. Заказ под заказ – формирование заказ в соответствии с потребностями предприятия.

Для включения опции определения потребности предприятия в номенклатуре (товарах, продукции и т.д.) выполняется настройка в разделе «НСИ и администрирование».

Настройки поддержания запасов и потребностей номенклатуры

Настройка «Обеспечение потребностей», позволяющая включить расширенные настройки программы, расположена в разделе «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка», подраздел «Обеспечение потребностей».

Настройка позволяет использовать определение потребностей в упрощенном и расширенном вариантах.

Упрощенное – потребности обеспечиваются заказами поставщикам, на основании данных по заказам на отгрузку и для поддержания остатка номенклатуры на складе.

Расширенное – позволяет использовать различные семы определения потребностей в номенклатуре, с учетом сроков и интервалов поставки, с заданным методом определения запасов номенклатуры.

Для управления закупками в 1С:ERP пользователь задает настройки:

  • «Параметры поддержания запасов»;
  • «Способы обеспечения потребностей».

Параметры настройки задаются в карточке номенклатуры или склада в разделе «НСИ и администрирование», справочники «Номенклатура» и «Склады и магазины».

Пример перехода к настройкам из справочника «Склады и магазины».

Эти же настройки можно открыть из карточки «Номенклатура» в разделе «НСИ и администрирование».

Управление запасами в 1С:ERP осуществляется с помощью методов поддержания запасов – «Параметры поддержания запасов». Программа позволяет назначить свой вариант для каждой номенклатуры. С их помощью определяются, в какой момент времени и в каком количестве сформировать заказ поставщику.

Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» — «Склады и магазины». – гиперссылка «Настройка поддержания запасов».

Настройка выполняется для пары «Номенклатура» — «Склад».

Откроем карточку с настройками. В нашем примере «Номенклатура» — «Кондиционер ВК-2300», «Склад» — Магазин «Бытовая техника».

Метод обеспечения запасов в ERP может быть определен по одному из вариантов:

  • Min-max;
  • По норме;
  • По статистике;
  • Обеспечение заказов по отгрузке;
  • Страховой запас.

Еще одним из параметров управления запасами в 1C:ERP, является настройка «Способы обеспечения потребностей», устанавливающая источники и способы удовлетворения потребности в номенклатуре – система определит когда и в каком количестве удовлетворить ту или иную потребность. Она также может быть открыта из карточки «Склад» или «Номенклатура».

Пользователь может настроить для заданной номенклатуры:

  • Способ удовлетворения потребности – закупка, перемещение, сборка, производство (собственными силами или силами переработчика);
  • Срок исполнения заказа на поставку, перемещение и т.д.
  • Обеспечиваемый период;
  • Гарантированный срок отгрузки;

Правило формирования заказов – регулярно, по графику или определенным датам.

Сочетание настройки параметров поддержания запасов и способов обеспечения потребностей образуют единый механизм в системе планирования и формирования всех существующих типов заказов в 1С:ERP.

Поставщики и цены поставщиков

Прикладное решение 1С:ERP позволяет регистрировать условия закупок, определив правила работы с поставщиками в соглашениях – раздел «Закупки» — «Соглашения с поставщиками».

Программа дает возможность регистрировать пользователю цены поставщиков и конкурентов, сравнивать и анализировать их. При необходимости пользователь может использовать номенклатуру поставщиков. В случае если номенклатура у нас и у поставщика разная, то выполнив настройку, можно использовать номенклатуру поставщика.

Настройка выполняется в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Номенклатура».

Предприятие может закупать одну и туже номенклатуру у разных поставщиков, и она у них может отличаться. В этом случае удобнее использовать номенклатуру поставщиков. Если планируется загружать номенклатуру из прайсов поставщиков, то данная настройка также необходима.

Программа 1С:ERP позволяет вносить номенклатуру несколькими способами:

  • вручную;
  • при загрузке документов «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг»;
  • при загрузке прайс листов поставщика.

Номенклатура поставщика доступна из карточки контрагента – кнопка «Еще» — «Номенклатура поставщика».

Используя настройку «Номенклатура поставщика», программа 1С:ERP позволяет в карточке номенклатуры поставщика установить соответствие нашей номенклатуре. Например, в прайсе поставщика номенклатура записана как «Мойка С-789. Металлическая», а у нас она внесена как «Мойка С-789».

Цены поставщиков в программе фиксируются с помощью документа «Регистрация цен поставщиков». Его можно ввести несколькими способами. Оформить на основании закупки или заказа, а можно используя рабочее место в разделе «Закупки» — «Цены поставщиков (прайс листы)».

Здесь можно изменить цены поставщика и загрузить прайс из внешнего файла. При изменении цен и загрузке прайс-листа, система автоматически сформирует документ «Регистрация цен поставщика». Он доступен из данного рабочего места по гиперссылке «Изменение цен».

Программа 1С:ERP позволяет сравнивать и анализировать цены поставщиков, формировать отчеты по анализу цен и определять у какого поставщика выгоднее на данный момент сделать заказ.

1С:ERP в своем функционале имеет большое количество отчетов по закупкам – раздел «Закупки» — «Отчеты по закупкам».

Для примера рассмотрим отчет «Условия закупок». Он позволяет проанализировать цены поставщиков, и в случае, если один и тот же товар закупается у разных поставщиков – выбрать оптимальный вариант.

В отчете наглядно представлена информация о ценах поставщиков и более низкая цена выделяется зеленым цветом. Используя информацию из отчета, пользователь принимает решение, у какого поставщика ему выгоднее закупить товар.

При помощи заказов, пользователь планирует закупки. Раздел «Закупки» в «НСИ и администрирование» включает множество различны настроек.

Заказы поставщикам. Настройки и отражение в 1С:ERP

Для включения возможности формировать заказы, в настройках программы включается функциональная опция – раздел «НСИ и администрирование» — «Закупки».

Для включения опции, позволяющей формировать заказы, устанавливается галочка – «Заказы поставщикам», а при необходимости «Поступление по нескольким заказам». При данной настройке, при оформлении поступления номенклатуры по нескольким заказам можно оформить один документ поступления.

Система также позволяет:

  • вести контроль поступления при закрытии заказов поставщикам;
  • производить корректировки приобретений;
  • делать запросы коммерческих предложений у поставщиков;
  • регистрировать причины отмены заказов поставщикам;
  • согласовывать заказы поставщикам, используя встроенный бизнес-процесс. В данной настройке отдельно согласуются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия.

Для использования данного функционала программы, устанавливается соответствующая галочка в настройках программы.

Для более детального контроля за обработкой заказов, в настройке раздела «Статусы документов», устанавливается галочка «Статусы заказов поставщикам».

При изменении статуса документа, меняется его текущее состояние.

Настройка «Документы закупок» определяет условия и варианты планирования оплаты в документах:

  • «Заказ поставщику»;
  • «Отчет комитенту»;
  • «Заказ переработчику».

В разделе включается функционал, для использования возможности оформления:

  • поступления товаров на несколько складов;
  • актов о расхождении после поступления и после возвратов номенклатуры;
  • приемки на ответственное хранение с правом продажи;
  • товаров в пути;
  • неотфактурованных поставок.

Пользователь устанавливает необходимые опции самостоятельно.

Заказ поставщику в 1С:ERP формируется в разделе «Закупки» — «Заказы поставщикам».

Программой предусмотрено несколько способов формирования заказа поставщику:

  • новый документ;
  • по плану;
  • по потребностям…
  • на основании других документов.

При использовании номенклатуры поставщика, в документе предусмотрено две печатные формы заказа:

  • «Заказ поставщику» — с использованием номенклатуры нашей организации;
  • «Заказ поставщику по данным поставщика» — с использованием номенклатуры поставщика.

Второй вариант более удобен поставщику, для обработки заказа на поставку.

Если пользователь регестрирует цены поставщиков, это позволяет непосредственно из документа производить их анализ, сравнение и на этапе оформления заказа выбрать наиболее выгодного поставщика – кнопка «Отчеты» — «Анализ цен».

В отчете наглядно представлена информация по номенклатуре, указанной в заказе, имеющаяся у различных поставщиков, с ценами на нее. Минимальная цена, как и в других отчета, выделена зеленым цветом.

Отчет «Отклонение от условий закупок» позволяет осуществлять контроль за выполнением условий закупок при проведении документа. Если у пользователя достаточно прав и он может отклоняться от установленных в системе условий закупки, то при проведении документа проблем не возникнет. В противном случае, документ не проводится и сформировав данный отчет можно ознакомиться, какие условия закупок не соответствуют установленным.

Для просмотра плана поступлений в 1С:ERP в разделе «Склад и доставка» — «Отчеты по складу» предусмотрено большое количество отчетов. Одни из них – это отчеты «Анализ и доступность товара» и «Товарный календарь».

Отчеты позволяют пользователю определить доступность товаров на складах, план поступления и отгрузки товаров и т.п.

Отчет «Остатки и доступность товара» представлен в виде сводной таблицы.

Отчет «Торговый календарь» дает возможность пользователю получить данные в разрезе по дням. В отчете отображается фактический и плановый остаток товаров.

Если по заказу сформированы все необходимые документы и текущее состояние документа изменено на — «Готов к поступлению», пользователь может переходить к оформлению поступления товара по данному заказу.

Оформление поступления товаров в 1С:ERP

Поступление от поставщика в программе 1С:ERP можно оформить несколькими способами, в зависимости от применяемой схемы закупки и учета.

Вариант 1

Если в программе ранее оформлен заказ поставщику, то ввод документа поступления заполняется с использованием рабочего места «Накладные к оформлению».

Выбрав нужный заказ и нажав кнопку «Оформить», пользователь создает на основании выбранного заказа документ «Приобретение товаров и услуг».

Документ заполняется данными на основании заказа поставщику.

Вариант 2

При применении ордерной системы, т.е. когда кладовщик фактически уже оприходовал поступившие товары и оформил складские документы, накладная оформляется на основании фактического приема на склад на закладке «Контроль ордеров».

Пользователь оформляет документ «Поступление товаров и услуг» по фактической приемке – нажав одноименную кнопку. Здесь же при необходимости составляется документ «Акт о расхождениях».

Вариант 3

Если предварительно не использовался документ «Заказ поставщику», то документ «Приобретение товаров и услуг» оформляется в журнале «Документы закупки все», обычным заполнением.

Для этого, нажав кнопку «Создать», пользователь выбирает нужный документ и оформляет его. В нашем примере – документ «Закупка у поставщика».

Мы обзорно рассмотрели лишь некоторые возможности программы 1C:ERP в области закупок.

1С:ERP Управление предприятием имеет:

  • понятную схему составления заказа поставщикам;
  • инструменты определения потребностей в закупке номенклатуры;
  • возможность загрузки коммерчески предложений и прайс листов поставщиков;
  • отчеты, позволяющие определить более выгодные предложения поставщиков, для формирования заказа и заключения контракта;
  • оформление документов поступления, в зависимости от принятой схемы учета на предприятии;
  • и множество других возможностей.

1С:ERP Управление предприятием – это оптимальное решение для автоматизации закупок, имеющее четкий и отлаженный механизм и универсальные инструменты, позволяющие облегчить работу бухгалтера.

Присоединяйтесь к нам,
чтобы получать чек-листы, реальные кейсы, а также
обзоры сервисов раз в 2 недели.
Нас читает уже 582 руководителей!