Каждому бизнесу, начиная от самого малого, приходится принимать звонки от клиентов. Иногда их немного, иногда они становятся постоянными. В любом случае нужна качественная телефонная связь и такие полезные опции как автоответ, голосовое меню, многоканальный номер, переадресация, интеграция с CRM и т.д. В этой статье мы рассмотрим варианты организации офисной телефонии, схемы подключения, отвечающие всем потребностям бизнеса разной величины.
Телефония для малого бизнеса: сравнение вариантов
Виды телефонии для офиса: аналоговая (принцип работы телефонии — сигнал передается по обычной телефонной сети) или IP-телефония (для передачи сигнала используется интернет-соединение).
У каждого вида есть свои преимущества:
- Аналоговую телефонию дешевле внедрить, особенно если используется малое количество номеров, однако при увеличении количества номеров могут возникнуть организационные сложности, а тарифы на междугороднюю и международную связь довольно высокие. Так что это хорошее решение для маленьких компаний, которые работают в пределах одного города или региона
- IP-телефония на этапе внедрения может потребовать значительных вложений, так как специализированное оборудование для нее стоит сравнительно недешево. Также она требует хороший интернет-канал с высоким качеством связи и пропускной способностью. При этом связь будет обходиться сравнительно недорого, внутри компании даже бесплатно, без географической привязки. К тому же будет возможность использовать вместо телефона компьютер или ноутбук со специальным ПО. Преимущества IP-телефонии по сравнению с традиционной — многочисленные сервисы IP-телефонии: единый многоканальный номер, переадресация, маршрутизация звонков, конференции, запись переговоров, интеграция телефонии с CRM и т.д. Такая телефония подойдет более крупным компаниям, особенно тем, у которых много филиалов в разных регионах или есть собственные кол-центры, которым необходимо обрабатывать большое число звонков и контролировать операторов.
Различают несколько видов IP интернет-телефонии: телефон-телефон, компьютер-компьютер и компьютер-телефон. Решать, какую телефонию выбрать и какое оборудование для нее использовать, нужно исходя из индивидуальных потребностей в каждом случае, но мы на основании собственного опыта можем дать несколько рекомендаций.
Организация телефонии в офисе до 5 человек
Совсем маленьким компаниям мы порекомендуем начинать с аналоговой связи по мобильным или стационарным телефонам, в сравнении с IP-телефонией она будет гораздо доступнее по цене. Тут возможны несколько схем организации телефонии в офисе:
- Для общения с клиентами выделен один номер телефона (желательно стационарный, это больше работает на доверие со стороны клиентов. Как вариант — подключение виртуального городского телефонного номера с кодом любого города и переадресацией на мобильный). Многоканальности нет, так как сотрудников немного и все равно нет физической возможности отвечать нескольким клиентам одновременно. все сотрудники либо находятся в одном офисе и для них нет необходимости общаться по телефону, либо используют другие каналы связи, например, мессенджеры или личные мобильные телефоны (в таком случае выгодно будет заказать у мобильного оператора корпоративный пакет).
- Если бизнес распределенный, например, отдельные небольшие торговые точки, каждая из них может быть оснащена стационарным телефоном для связи с клиентами и другими сотрудниками. Предполагается, что входящих звонков от клиентов почти нет, дополнительных функций, с ними связанных, тоже.
Как настроить корпоративную телефонию на 10-15 сотрудников
В таком случае применима схема IP-телефонии для малого бизнеса. Например, есть офис, состоящий из трех отделов по 3-5 человек в каждом. Для работы им необходимо часто принимать входящие звонки от клиентов, при этом штатного секретаря, который бы переадресовывал звонки между отделами, у них нет. Как настроить телефонную связь в таком случае?
Можно организовать телефонию в офисе так:
- Приобрести для офиса IP мини-АТС (или подключиться к облачной АТС), подключить 6 городских линий — по 2 на отдел, и 10-15 внутренних линий, по числу сотрудников.
- Можно использовать стационарные телефоны, мобильные или софтфоны, по желанию.
- Далее для АТС потребуется настроить либо голосовое меню, с помощью которого клиент будет сам выбирать интересующие его опции и дозваниваться в нужный отдел, либо динамическую маршрутизацию звонков по определенным правилам.
Схемы офисной телефонии на 20-30 человек
Как организовать ip телефонию для малого бизнеса на 20-30 сотрудников? Предположим, у компании есть офис и склад в том же городе. Все клиентские обращения принимает офис, но со складом тоже нужна связь, к тому же стационарные телефоны для сотрудников склада не подойдут, так как склад довольно большой по площади и должна быть возможность позвонить в офис из любой его точки. Какая может быть в таком случае схемы подключения и работы IP-телефонии?
Своим заказчикам в таком случае мы бы предложили следующую настройку телефонии:
- В офисе организовать локальную IP-телефонию, т.е. установить сервер для управления телефонией, подключить 6-8 городских линий и 20-30 внутренних.
- Секретарю поставить системный телефон с расширенным функционалом, остальным сотрудникам офиса стационарные IP-телефоны или софтфоны, в зависимости от их потребностей.
- На складе организовать бесшовное Wi-Fi покрытие, чтобы обеспечить качественную связь, в рамках проекта построения IP-телефонии подключить там 3-5 беспроводных телефонов DECT VoIP (чтобы складские работники могли без проблем перемещаться с ними по складу). Запретить звонки с этих телефонов на междугородние и международные, а также мобильные номера, чтобы по сути оставалась возможность звонить с них только в офис или по своему городу. Для безопасности IP-телефонии можно между локальными сетями офиса и склада настроить шифрованный VPN-туннель.
Выбор телефонии в офис на 40-50 человек
При построении корпоративной IP-телефонии на предприятии на 40-50 человек, особенно если они работают в нескольких офисах в разных городах или удаленно, хорошим решением будет полноценная система бизнес-коммуникаций, например, Skype for Business with Office 365 или аналог. Кроме звонков, она позволит вести общие книги контактов, совместно работать с документами, организовывать рабочие группы и много другое.
С таким количеством пользователей для внедрения IP-телефонии на предприятии можно приобрести собственный сервер для IP-телефонии или использовать облачное решение, тут необходим расчет для каждого конкретного случая.
При подключении IP-телефонии в офисе сделать как минимум две входящие линии, офисным сотрудникам поставить стационарные IP-телефоны, в том числе несколько конференц-телефонов, а тем, кто работает удаленно, организовать телефонную связь, настроить переадресацию на мобильные или установить софтфон. Настроить короткие внутренние номера сотрудников, правила маршрутизации звонков, голосовое меню, автоответчик, возможность принимать звонки с сайта и прочий необходимый функционал. Интегрировать CRM с телефонией, чтобы фиксировать, упорядочивать и хранить информацию о клиентских звонках.
Сколько стоит телефония для юридических лиц
Стоимость телефонии для юридических лиц, сколько стоит телефония для вашей компании, можно приблизительно подсчитать как стоимость оборудования и услуг по настройке, плюс ежемесячные платежи провайдеру за подключение каждого городского телефона и абонентская плата за пакеты телефонии и интернета. Обычно у провайдеров есть пакеты услуг “интернет и телефония в офис”, где абонплата фиксирована и и включает определенное количество минут звонков в месяц (при превышении этого количества — повышается). При использовании облачных сервисов телефонии структура расходов в расчете IP-телефонии немного поменяется, так как начальные вложения будут значительно меньше, а ежемесячные платежи — выше).
Надеемся, что наши примеры помогут вам сориентироваться в вопросе телефонии для бизнеса — что выбрать. Если же у вас еще есть вопросы, вы можете обратиться нам за консультацией.
Мы регулярно сравниваем и оцениваем предложения основных провайдеров ip-телефонии, в курсе всех проблем и преимуществ существующего на рынке оборудования как для аналоговых, так и для ip-АТС и предлагаем нашим клиентам всегда оптимальные, рабочие и недорогие схемы организации телефонии.
